Privacyverklaring
Privacyverklaring vrijgevestigde psychotherapiepraktijk
In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die m.i.v. 25 mei 2018 in
alle EU-lidstaten van toepassing is, heeft Nova Vox te Rotterdam de volgende privacyverklaring
opgesteld.
Praktijknaam: Nova Vox
Adres: Olympiaweg 4, 3077AL Rotterdam
Telefoon: 0615886327
E-mail: info@nova-vox.nl
Bank (IBAN-nummer): NL09 INGB 0675 2685 59
KvK: 85177938
BTW-nummer: NL004068613B56
Medewerker(s) praktijk: (indien van toepassing): met vermelding BIG-registraties en BIGregistratienummers en/of met vermelding van overige relevante kwalificaties.
- 1. Naam
- D. van Meggelen
- Kwalificaties:
- Psychotherapeut, BIG-register: 79929281916
- 2. Naam:
- -
- Kwalificaties:
- -
- 3. Naam:
- -
- Kwalificaties:
- -
- 4. Naam:
- -
- Kwalificaties:
- -
- 5. Naam:
- -
- Kwalificaties:
- -
- 6. Naam:
- -
- Kwalificaties:
- -
Indien u na het kennisnemen van onze privacyverklaring, of naar aanleiding daarvan, vragen heeft en daarover contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens bovenaan dit
document.
Uitgangspunten
Nova Vox houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Beroepscode voor psychotherapeuten, en is daarop aanspreekbaar.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
a) persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn
verstrekt;
b) de verwerking van persoonsgegevens beperken tot alleen die gegevens welke nodig zijn
voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
c) passende technische en organisatorische maatregelen hebben getroffen zodat de
beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;
d) geen persoonsgegevens verstrekken aan andere personen en/of partijen die niet
rechtstreeks bij de behandelingsovereenkomst (of andere dienstverlening door de
praktijk) zijn betrokken tenzij:
– de cliënt (en/of zijn wettelijke vertegenwoordigers) of andere persoon over wie
persoonsgegevens zijn vastgelegd hiervoor toestemming geeft;
– sprake is van een wettelijk voorschrift of gezondheidsrechtelijk beginsel.
Deze verklaring betreft de bescherming van de privacy van de volgende categorieën personen
van wie Nova Vox persoonsgegevens verwerkt:
a) cliënten en indien van toepassing hun wettelijke vertegenwoordigers;
b) professionals aan wie in het kader van een opleiding of anderszins supervisie,
leertherapie1
, scholing of consultatie wordt gegeven;
c) indien van toepassing: medewerkers van de praktijk.
2. Verwerking van persoonsgegevens
Nova Vox verwerkt persoonsgegevens:
a) die door bij 1a en 1b genoemde personen zelf mondeling, schriftelijk of digitaal
(bijvoorbeeld via e-mail of webformulieren op de website) worden verstrekt, zoals
contactgegevens, geboortedatum, BSN-nummer, medische gegevens;
b) die met toestemming van bij 1a of 1b genoemde personen worden opgevraagd bij
andere hulpverleners of verwijzers;
c) indien van toepassing: van medewerkers van de praktijk.
Nova Vox verwerkt persoonsgegevens van bij 1a en 1b genoemde personen voor de volgende
doeleinden:
a) noodzakelijk voor de totstandkoming en uitvoering van een geneeskundige
behandelingsovereenkomst;
b) uitvoering geven aan een opdracht van een bij 1a of 1b genoemde persoon, zoals
opleiding, supervisie, consultatie, advisering, coaching, onderzoek, opstellen rapportage,
of andere diensten;
c) voldoen aan wettelijke of professionele verplichtingen;
d) voor de doelen waarvoor de bij 1a of 1b genoemde persoon specifiek toestemming
heeft gegeven (zoals voor het inzien van het cliëntendossier bij visitatie van de praktijk).
e) financiële verantwoording (declaratie verrichte werkzaamheden);
f) zo nodig afleggen van verantwoording over beroepsmatige werkzaamheden in het geval
van een klacht of geschil.
Nova Vox verwerkt persoonsgegevens op basis van tenminste één van de volgende
rechtsgronden:
a) toestemming van de bij 1a of 1b genoemde personen;
b) contractuele of beroepsmatige verplichtingen, zoals onder meer vastgelegd in de Wet
op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (o.a. verplichting om medisch dossier
bij te houden), Zorgverzekeringswet (o.a. vermelding BSN, controleren
identificatiebewijs, declaratie), Jeugdwet (o.a. recht op informatie van een
jeugdbeschermer bij ondertoezichtstelling), Besluit verplichte meldcode huiselijk geweld
en kindermishandeling, Wet BIG en Besluit periodieke registratie Wet BIG,
herregistratie-eisen beroepsverenigingen, Burgerlijk Wetboek, contract met
opleidingsinstelling, Belastingwetgeving.
Nova Vox
a) kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers)
inschakelen, bijvoorbeeld een financieel administrateur, die uitsluitend volgens
instructies van (praktijknaam) de persoonsgegevens verwerken;
b) sluit met verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de AVG
daaraan stelt.
Nova Vox zal voor inzage in of het verstrekken van persoonsgegevens aan derden de
toestemming van bij 1a en 1b genoemde personen vragen. Deze toestemming is niet vereist bij:
a) professionals die rechtstreeks betrokken zijn bij de behandelingsovereenkomst;
b) collega’s die optreden als vervanger van de behandelaar, voor zover de verstrekking
noodzakelijk is voor de in dat kader te verrichten werkzaamheden;
c) verwerkers (met wie de nodige afspraken zijn vastgelegd om de beveiliging van
persoonsgegevens te waarborgen) die belast zijn met het innen van vorderingen, voor
zover de gegevensverstrekking daarvoor noodzakelijk is;
d) degenen met een wettelijk recht op informatie, zoals wettelijk vertegenwoordigers en
de jeugdbeschermer (benoemd in het kader van een ondertoezichtstelling);
e) wettelijk voorschrift, voor zover niet onder 4b begrepen.
Er wordt niet méér informatie verstrekt dan noodzakelijk is voor het doel van de
informatieverstrekking.
Nova Vox verstrekt géén persoonsgegevens aan personen of partijen welke gevestigd zijn
buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Nova Vox hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:
a) voor een cliëntendossier (dit geldt ook in het geval van leertherapie): conform wettelijke
verplichtingen: zolang als nodig is, maar tenminste gedurende de wettelijke
bewaartermijn (op grond van de WGBO is dit momenteel 20 jaar), te rekenen vanaf het
tijdstip waarop de behandeling wordt afgesloten (c.q. de laatste wijziging in het dossier
over de behandeling);
b) voor (financieel) administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;
c) voor verklaringen van of t.b.v. opleidingsinstelling, intervisie, visitatie, consultatie of
andere professionele werkzaamheden: 7 jaar na vastlegging van de gegevens. Grondslag
hiervoor is:
– (wettelijke) herregistratie in BIG-register en andere (beroeps- en kwaliteits)registraties
noodzakelijk voor de uitoefening van het beroep;
– belastingwetgeving.
a) persoonsgegevens van medewerkers worden door Nova Vox verwerkt ten behoeve van
de volgende doelstelling: uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst;
b) grondslag voor verwerking van deze persoonsgegevens is: de arbeidsovereenkomst;
c) ten behoeve van de arbeidsovereenkomst kan Nova Vox de volgende persoonsgegevens
verwerken: naam, adresgegevens, contactgegevens, geboortedatum, BSN-nummer en
registratie van wettelijk erkend documentnummer (rijbewijs, paspoort), salarisgegevens,
bankgegevens, BIG-registratie(s) en registratienummers;
d) deze persoonsgegevens worden door Nova Vox opgeslagen ten behoeve van
bovengenoemde verwerking(en) voor de periode gedurende welke de medewerker een
contract heeft met Nova Vox en maximaal 5 jaar daarna indien dit noodzakelijk wordt
geacht en overeengekomen; gegevens voor de financiële administratie worden
maximaal 7 jaar bewaard;
e) persoonsgegevens van medewerkers kunnen aan derde partijen worden verstrekt
indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Hierbij kan worden gedacht aan: het verzorgen van de salarisadministratie, (financiële)
administratie en verzekeringen betreffende medewerkers, contacten met leveranciers
Nova Vox heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om
persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Het betreft onder meer de
volgende maatregelen:
a) alle personen die namens Nova Vox van persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn
gehouden aan geheimhouding daarvan, zoals vastgelegd in wet- en regelgeving;
b) Nova Vox hanteert beveiligingscodes op alle elektronische systemen en vormen van
digitale gegevensuitwisseling die persoonsgegevens bevatten;
c) bij gebruik van een website is die voorzien van een z.g. SSL-certificaat (beveiligde
verbinding die waarborgt dat alle dataverkeer van en naar de website versleuteld wordt
verzonden);
d) bij digitale verwerking worden back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te
kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
Nova Vox kan deze privacyverklaring altijd wijzigen als de noodzaak daartoe zich voordoet, bijvoorbeeld wegens verandering van bepalingen in wetgeving en/of beroepscode.
Op grond van de WGBO en de AVG hebben alle personen van wie door Nova Vox persoonsgegevens worden vastgelegd het recht op inzage, afschrift, aanvulling en blokkering (bij externe rapportages), zoals omschreven in de Beroepscode voor psychotherapeuten.
13. Klachten
Bij een vraag of klacht over de verwerking van persoonsgegevens wordt aangeraden hier zo spoedig mogelijk contact over op te nemen met Nova Vox
Indien een gesprek niet leidt tot het gewenste resultaat kan de vraag of klacht worden voorgelegd aan de onafhankelijke klachtenfunctionaris (https://www.psychotherapie.nl/serviceen-diensten/klachtenregeling ) en/of de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.